Pastinya ramai yang mempunyai masalah lambakan bil-bil, surat dan dokumen yang tidak terurus. Satu disana, satu lagi disini. Nanti bila nak guna, barulah sibuk nak selongkar semua laci. Memang kucar-kacir lah jadinya!

Tapi anda boleh tarik nafas lega kerana melalui perkongsian di Facebook nya, Puan Hani Mynis ada memberikan tip pengurusan dokumen. Sambil-sambil mengemas rumah tu, boleh la mulakan sedikit demi sedikit dulu. Ini untuk memudahkan urusan anda dimasa hadapan juga.

Tip pengurusan fail, kertas, bil & resit

Selalu lepas dah bayar bil elektrik ke air ke, kita tak pasti nak simpan kat mana dan berapa lama nak simpan bil-bil tersebut sebelum kita yakin boleh nak buang. Anda boleh cuba cara penyusunan ni :

  • Sediakan beberapa fail yang berasingan. Pastikan satu fail untuk satu perkara. Jangan bercampur aduk ATAU boleh beli accordian file dan khas kan setiap poket untuk setiap perkara
  • LABEL! Supaya nanti masa nak kemaskini fail senang je
  • BONUS. Pastikan fail sama saiz, sama warna sama bentuk sama semuanya kecuali label je lain-lain lah. Dan label pun pastikan guna font yang sama dan sytle yang sama. Keseragaman adalah kuncinya.
Labelkan dan pastikan saiz dan bentuk fail seragam

DOKUMEN PENTING

  • Sijil lahir suami, isteri, anak-anak
  • Salinan kad pengenalan suami, isteri, anak-anak
  • Sijil kursus perkahwinan dan sijil nikah
  • Buku bank simpanan
  • Passport
  • Lain-lain dokumen penting (surat perceraian, sijil kematian dll)

RUMAH

  • kad waranti pembelian barang elektrik (simpan sampai tempoh waranti habis)
  • manual pengunaan brg elektrik (simpn selagi mana barang elektrik masih dipakai dan tidak rosak@buang)
  • resit pembelian perabot dan alat elektrik (kadang2 kalau nak tukar barang rosak ada kedai nak resit sbg bukti pembelian bersama2 kad waranti)

BIL UTILITI

  • bil elekrik (TNB)
  • bil air (SAJ)
  • bil pembentungan (IWK)
  • bil siaran tv berbayar (ASTRO)
  • bil talian internet rumah (STREAMYX @ UNIFI)
  • bil postpaid handphone (CELCOM, DIGI dll)

P/S Semua resit disimpan maksimum setahun sahaja

AKADEMIK

Masa kami suami isteri masih bergelar pelajar, segala surat rasmi dari pihak universiti disimpan dalam fail ni. Buat pembahagi (divider) dilabelkan dgn nama ALIF dan HANI.

So nnt nak cari apa2 berkaitan pelajaran hn, hn boleh rujuk terus ke bhgn hn dlm fail tu. Kalau hal pelajaran anak-anak pun buat mcm ni nnt. Hanya tambah pembahagi baru dan label nama anak.

KARIER

Dalam fail ni hani simpan surat rasmi berkaitan pekerjaan contohnya offer letter. Atau apa2 surat penghargaan dan pencapaian dari tempat kerja. Tawaran kursus. Memudahkan untuk kemaskini resume. Sediakan pembahagi nama suami dan isteri kalau perlu

PINJAMAN

Surat-surat perjanjian kita dgn bank, surat rasmi dari bank, penyata status hutang dan pinjamanan dll. Pecahkan kepada beberapa pembahagi contohnya hutang pelajaran (PTPTN, MARA), hutang rumah (BANK RAKYAT), pinjaman kewangan peribadi dll

SIJIL

Sijil-sijil yg tak perlu disimpan dalam folder sijil untuk dibawa interview. Sijil2 masa sekolah rendah atau menengah (kalau banyak sngt sampai tak muat folder)

KESIHATAN

Khas utk maklumat kesihatan suami isteri seperti salinan sijil sakit, laporan pemeriksaan kesihatan dll. Untuk anak pula, ada accordian file khas utk dia yang senang dibawa bersama waktu pergi klinik atau hospital. Next time hani share detail folder kesihatan anak yang semua perlu ada ya.

CUKAI

Untuk memudahkan urusan percukaian pendapatan kita nanti. Bahagikan kepada beberapa envelope folder contohnya (ikut kesesuaian masing2)

  • pembelian buku/majalah/penerbitan
  • zakat /derma
  • resit pembayaran yuran pendidikan
  • perbelanjaan perubatan
  • SSPN

KENDERAAN

  • geran kereta dan motor (simpan selagi mana kita memiliki kenderaan tu)
  • insuran kenderaan
  • resit-resit servis kenderaan
  • apa-apa dokumen yg bersesuaian (kenderaan eksiden, gambar, laporan polis dll)

Cheat sheet ni Hani simpan dalam cleaning binder #plannerhani2018 sebab senang nak refer. Feel free to save and print this one

Semoga bermanfaat dan happy organising !

Sumber : Hani Mynis